Chapter 14

Organizing and Manipulating the Data in Databases

ภาพที่ 1 การบริหารข้อมูล
https://sites.google.com/site/

บทบาทและความสำคัญของการจัดการข้อมูล

ข้อมูล (Data) เป็นองค์ประกอบที่สำคัญส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์ การจัดการข้อมูล (Data Management) เป็นกลยุทธ์หนึ่งในการบริหารองค์การให้มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคของเทคโนโลยีข่าวสาร คอมพิวเตอร์ที่เจริญก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว การจัดการและบริหารองค์การให้ประสบความสำเร็จนั้น การตัดสินใจที่ถูกต้อง รวดเร็ว และทันต่อเหตุการณ์ถือเป็นหัวใจของการทำธุรกิจในยุคปัจจุบัน ดังนั้นการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ เพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่ถูกต้องจะช่วยให้องค์การอยู่รอดได้ในการแข่งขันกับองค์การอื่นๆ

ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น ในเหตุการณ์ต่างๆ ที่ได้จากการสังเกต การจดบันทึก การสัมภาษณ์และการสอบถาม แต่ข้อมูล นี้ต้องยังไม่มีการประมวลผล ไม่มีการวิเคราะห์ หรือที่เรียกว่าเป็นข้อมูลดิบ โดยที่ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ทันที            

การจัดการข้อมูล คือ การบริหาร การจัดเก็บข้อมูล การประมวลข้อมูลให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่มีประโยชน์ที่พร้อมจะสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ในทันทีการจัดการข้อมูลจะเกิดประโยชน์สูงสุดหรือประสิทธิภาพสูงสุดก็ต่อเมื่อผู้ใช้ข้อมูลสามารถใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และเป็นกลางมากที่สุด เพื่อจะได้นำข้อมูลเหล่า นั้นมาช่วยในการตัดสินใจหรือนำไปใช้ประโยชน์อื่นๆ ต่อไปใน ปัจจุบันนี้ข้อมูลต่างๆ ได้ถูกจัดการไว้อย่างเป็นระเบียบ โดยเก็บไว้ในสิ่งที่เรียกว่า แฟ้ม (File)

หลักในการบริหารข้อมูล ประกอบด้วย

     1.  ความสามารถในการเข้าถึงข้อมูล (Access) ได้ง่ายรวดเร็วและถูกต้อง โดยจะต้องมีการกำหนด สิทธิในการเรียกใช้ข้อมูลตามลำดับความสำคัญของผู้ใช้

    2. จะต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล (Security) ข้อมูลที่จัดเก็บไว้จะต้องมีระบบรักษา ความปลอดภัยเพื่อป้องกันการจารกรรมข้อมูล

  3. สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขในอนาคตได้ (Edit) ทั้งนี้เนื่องจากแผนที่วางไว้อาจจะต้องมีการ เปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์จึงทำให้ต้องมีการจัดระเบียบข้อมูล แก้ไขข้อมูลพร้อมทั้งจัดหาข้อมูลมาเพิ่มเติม

    4. ข้อมูลที่จัดเก็บอาจจะต้องมีการจัดแบ่งเป็นส่วนหรือสร้างเป็นตาราง เพื่อง่ายแก่การปรับปรุงข้อมูล ในลักษณะการจัดการฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์ (Relational database) ซึ่งจะกล่าวถึงภายหลัง

วัตถุประสงค์ในการจัดการข้อมูล

–         การเก็บข้อมูลเพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ได้ในภายหลัง

–         การจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถเรียกใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

–         การปรับปรุงข้อมูลให้มีความถูกต้องสมบูรณ์อยู่เสมอ

–         การปกป้องข้อมูล จากการทำลาย ลักลอบใช้ หรือแก้ไขโดยมิชอบ รวมทั้งปกป้องข้อมูลจากอุบัติเหตุที่อาจเกิดจากวินาศภัยหรือความบกพร่องภายในระบบคอมพิวเตอร์

ประเภทของข้อมูล

            ข้อมูลที่นำมาประมวลผลเพื่อให้เป็นสารสนเทศสามารถจำแนกตามลักษณะได้ 2  ลักษณะคือ 

1)  จำแนกตามแหล่งที่มา   

2) จำแนกตามรูปแบบของข้อมูล

            ข้อมูลที่จำแนกตามแหล่งที่มา สามารถจำแนกออกเป็น  2 ประเภท คือ

             1. แหล่งข้อมูลภายในองค์กร แบบนี้จะเป็นการเก็บข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในหน่วยงานของตนเอง เช่น ข้อมูลของนักเรียน ข้อมูล ในบริษัท ข้อมูลในโรงพยาบาล เป็นต้น

               2. แหล่งข้อมูลภายนอกองค์กร เป็นข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งอื่นที่อยู่นอกหน่วยงาน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ส่วนมากจะเป็นข้อมูลที่มี ความพิเศษกว่าข้อมูลภายในองค์กร เพราะต้องอาศัยความสามารถของหน่วยงานอื่นเข้ามาเกี่ยวข้อง เพื่อความเหมาะสม และ ความเป็นธรรมของข้อมูลนั้นๆ เช่น ต้องการทราบอัตราการใช้จำนวนไฟฟ้าที่มีจำนวนมากที่สุด 10 อันดับต้นของประเทศ จะเห็น ว่าการต้องการทราบข้อมูลเหล่านี้จะต้องอาศัยแหล่งข้อมูลของที่อื่น เช่น หน่วยงานการไฟฟ้า หน่วยงานจัดเก็บค่าไฟฟ้า  

            ข้อมูลที่จำแนกตามรูปแบบของข้อมูล สามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภท คือ

                   1. ข้อมูลชั้นต้น หรือ ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary data) เป็นข้อมูลทางตรง ที่พบ หรือประสบด้วยตน หรือถ้าเป็นการเขียน ต้องเป็นการเขียนรวบรวมไว้เป็นครั้งแรก จากผู้เขียนโดยตรง ข้อมูลขั้นปฐมภูมินี้บางครั้งอาจจะเป็นข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจากความเป็นจริง เพราะยังไม่ได้วิเคราะห์ข้อมูล เช่น การสำรวจมด จากการสำรวจด้วยตาเปล่าอาจจะมองเห็นว่ามดไม่มีขนที่บริเวณรอบๆ ร่างกาย แต่ในความเป็นจริงถ้านำมดมาส่องด้วยกล้อง จุลทรรศน์ จะเห็นว่ามดจะมีขนรอบๆ ร่างกาย

                   2. ข้อมูลชั้นที่สอง หรือ ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary data) เป็นข้อมูลที่ได้จากบันทึกของบุคคลอื่น หรือการบอกกล่าวถ่ายทอดต่อเนื่องมาจากผู้อื่น เช่น การค้นคว้าเอกสารในห้องสมุด การอ่านหนังสือ การดูโทรทัศน์ การฟังรายการข่าว เป็นต้น

คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี

การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีแผนในการดำเนินการ หรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์  องค์กรจำเป็นต้องลงทุนทั้งในด้านตัวข้อมูล  เครื่องจักร  และอุปกรณ์  ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรมารองรับระบบ เพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ  การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงถึงปัญหาต่าง ๆ  และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ ให้ประสิทธิผลคุ้มค่ากับการลงทุน  ข้อมูลที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐานดังนี้

                1.  ความถูกต้อง (Accuracy) ข้อมูลที่ดีต้องมีความถูกต้อง เพื่อให้สามารถนำเอาไปใช้ประโยชน์ได้   หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้ว ถ้าข้อมูลที่เก็บมาเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ รูปแบบการจัดเก็บข้อมูลต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด

              2.   ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน (Update) ข้อมูลที่ดีจำเป็นต้องมีการปรับปรุงแก้ไขให้มีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ การได้มาของข้อมูล จำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ ทันสมัย และทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน

                3.   ความสมบูรณ์ (Complete) ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ คือ ข้อมูลที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งจะขึ้นกับวิธีการรวบรวมข้อมูลและวิธีการประมวลผล ดังนั้นในการดำเนินการรวบรวมข้อมูลต้องสำรวจและสอบถามความต้องการในการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์

                4.   ตรงตามความต้องการ (Relevance) และสอดคล้องตามความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูสภาพการใช้ข้อมูล และขอบเขตข้อมูล ที่สอดคล้องกับความต้องการ

                5.   สามารถตรวจสอบได้ (Verifiable) ทั้งกระชับและชัดเจน แหล่งข้อมูลที่นำมาใช้ต้องเป็นข้อมูลที่ตรวจสอบได้ มีที่มาน่าเชื่อถือ เพื่อจะได้นำข้อมูลที่ได้รับมาใช้ประโยชน์

การรวบรวมข้อมูล

            การรวบรวมข้อมูล คือ กระบวนการในการแสวงหาข้อมูล และเก็บบันทึกข้อมูลไว้เพื่อให้ง่ายต่อการนำไปใช้ในกรณีที่มีข้อมูลจำนวน มากๆ ฉะนั้นการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากๆ จึงจำเป็นที่จะต้องจัดระบบการรวบรวมข้อมูลควร วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลที่สำคัญมี 4 วิธี คือ

                1.  การเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีการสอบถาม

               ใช้ในกรณีที่ต้องการทราบข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งจากบุคคล และเป็นเรื่องที่มีรายละเอียดแบบเจาะลึก การใช้วิธี การสอบถามจะได้ข้อมูลที่มีรายละเอียดมาก แต่ข้อเสียของการรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีการสอบถามนี้คือ จะใช้ได้ในกรณีที่จะ สอบถามบุคคลเพียงกลุ่มเล็กๆ เท่านั้น

                2.  การเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีการสังเกต

                คือ การพิจารณาดูสิ่งนั้นๆ โดยตรง ภายในระยะเวลาและสถานที่ที่กำหนด การรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีการสังเกตนี้นิยมใช้กับสัตว์ หรือสิ่งที่ไม่สามารถควบคุมได้ หรือสิ่งที่ต้องการให้เกิดความเป็นธรรมชาติมากที่สุด เช่น สังเกตพฤติกรรมของสัตว์ หรือ สังเกตพฤติกรรมของนักเรียนในชั่วโมงคณิตศาสตร์

                 3.  การเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยวิธี การสำรวจ

                 คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลโดยส่งแบบสอบถาม การสัมภาษณ์บุคคลเป้าหมาย ซึ่งการสำรวจจะได้รับข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงและ ลึกกว่าแบบ สังเกต และสามารถที่จะรวบรวมข้อมูลจากบุคคลเป้าหมาย ได้จำนวนมาก

                4.  วิธีการค้นคว้าจากเอกสารหรือข้อมูลขั้นที่ 2

               คือ  การเก็บรวบรวมข้อมูลจากการค้นคว้าตามเอกสารจากแหล่งต่าง ๆ เช่น ห้องสมุด  หนังสือ  เป็นต้น   หรือ จากการจดบันทึกหรือการบอกกล่าวจากบุคคลอื่น  ซึ่งเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลหาได้ง่ายและมีแหล่งข้อมูลอ้างอิง

  

โครงสร้างข้อมูล

การใช้คอมพิวเตอร์จัดการระบบฐานข้อมูลนั้น ข้อมูลของเอนทิตีต่างๆ จะได้รับการนำไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ ข้อมูลที่เก็บไว้อาจได้รับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมหรือตัดออกได้ การเก็บข้อมูลจะทำการเก็บข้อมูลไว้หลายๆ เอนทิตี และเมื่อมีการเรียกใช้อาจนำเอาข้อมูลจากหลายๆ เอนทิตีนั้นมาสัมพันธ์กันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

การจัดเก็บข้อมูลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ที่ถือว่ามีประสิทธิภาพคือการใช้เนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูลน้อยที่สุดและจะต้องเรียกค้นข้อมูลได้ง่าย ดังนั้นจึงมีการแบ่งเอนทิตีออกเป็นส่วนย่อยๆ เพื่อใช้เรียกข้อมูลย่อยซึ่งเรียกว่า เขตข้อมูล (Field)เมื่อนำเขตข้อมูลทั้งหมดของแฟ้มมาวางเรียงกัน จะเกิดรูปแบบที่ทางคอมพิวเตอร์มองเห็นเรียกว่า ระเบียน (Record) ซึ่งสามารถใช้เป็นเครื่องบ่งบอกถึงโครงสร้างงาของแฟ้มนั้นได้รวมกันในระบบฐานข้อมูลจึงประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลจำนวนหลายๆ แฟ้มที่มีความสัมพันธ์กัน

การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูล

การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบต่างๆ มีลักษณะเฉพาะตัวในการเข้าถึงข้อมูล ดังนี้

– แฟ้มลำดับ (Sequential file) เป็นการจัดโครงสร้างแฟ้มที่ง่ายที่สุด คือ ระเบียนถูกเก็บเรียงต่อเนื่องกันไปตามลำดับของเขตข้อมูลคีย์

–  แฟ้มสุ่ม (Direct file) ใช้แก้ปัญหาความล่าช้าในการเข้าถึงข้อมูลของแฟ้มลำดับ โดยใช้ฟังก์ชันสุ่มในเขตข้อมูลคีย์เป็นข้อมูลนำเข้าและให้ผลลัพธ์เป็นตำแหน่งที่อยู่ของระเบียน

– แฟ้มดรรชนี (Indexed file) คล้ายกับดรรชนีคำศัพท์ที่อยู่ท้ายเล่มหนังสือ ที่ประกอบด้วยคำต่างๆ เรียงตามตัวอักษร โดยจะเก็บค่าของเขตข้อมูลคีย์ทั้งหมดพร้อมด้วยตำแหน่งของระเบียนที่มีค่าเขตข้อมูลคีย์นั้น

– แฟ้มลำดับดรรชนี (Indexed sequential file) เป็นการจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่แตกต่างจากแฟ้มดรรชนี ซึ่งตัวระเบียนในแฟ้มข้อมูลไม่เรียงตามลำดับ แต่เรียงเฉพาะคีย์ในดรรชนี แฟ้มลำดับดรรชนี มีระเบียนที่เรียงลำดับตามเขตคีย์ข้อมูล และมีดรรชนีบางส่วน

หน่วยของข้อมูล

หน่วยของข้อมูลคอมพิวเตอร์ สามารถจัดเรียงเป็นลำดับชั้น  จากขนาดเล็กไปขนาดใหญ่ได้ดังนี้
–  บิต (bit)  เลขฐานสองหนึ่งหลักซึ่งมีค่าเป็น 0 หรือ 1

–  ตัวอักษร (character) กลุ่มข้อบิตสามารถแทนค่าตัวอักษรได้ ในชุดอักขระASCII 1 ไบต์ (8 บิต) แทน 1   ตัวอักษร

–  เขตข้อมูล (field) เขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยกลุ่มตัวอักษรที่แทนข้อเท็จจริง
–  ระเบียน (record) คือโครงสร้างข้อมูลที่แทนตัววัตถุชิ้นหนึ่ง เช่น ระเบียนนักเรียน

–  แฟ้ม  (file)  ตารางที่เป็นกลุ่มของระเบียนที่มีโครงสร้างเดียวกัน

–  ฐานข้อมูล (database) กลุ่มของตารางที่มีความสัมพันธ์กัน

หน่วยวัดความจุของหน่วยความจำทางคอมพิวเตอร์

8            bits                    =                 1             Byte                   :       B

1,024      Bytes                  =                 1             Kilo Byte             :       KB         

1,024      KB                     =                 1             Mega Byte           :       MB         

1,024      MB                     =                 1             Giga Byte            :       GB         

1,024      GB                     =                 1             Tera Byte            :       TB         

หมายเหตุ     Kilo   =   2¹⁰   =   1,024 

 การจัดการฐานข้อมูล

ในการทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ ถึงแม้จะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพดีแล้วยังต้องมีชุดคำสั่ง (Software) ที่จะควบคุมการทำงานของเครื่องอีกด้วย การทำงานโดยวิธีการจัดแฟ้มซึ่งเรียกวิธีนี้ว่า ระบบการจัดการกระทำแฟ้มข้อมูล (file handing system) อาจใช้โปรแกรมสำเร็จซึ่งทำหน้าที่ในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นแฟ้มที่มีระเบียบง่ายต่อการใช้งาน และช่วยทำให้ผู้ใช้ประมวลผลข้อมูลต่างๆ ตามความต้องการได้อย่างรวดเร็ว โปรแกรมเหล่านี้จะใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล หรือที่เรียกว่า ดีบีเอ็มเอส (Data Base Management System : DBMS)

ระบบฐานข้อมูลเป็นสิ่งที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการใช้งานประจำวัน การตัดสินใจของผู้บริหารจะกระทำได้รวดเร็ว ถ้ามีข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอ จึงมีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศดังกล่าว แต่การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่ทำให้ระบบมีระเบียบแบบแผนที่ดี การแบ่งประเภทแฟ้ม

 ลักษณะการจัดการฐานข้อมูลที่ดี

เทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ได้เปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา วิธีการฐานข้อมูลได้พัฒนาให้ก้าวหน้าขึ้นจากการออกแบบและเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลที่เดียว การจัดการฐานข้อมูลจึงมีหลักการที่สำคัญ คือ

1.  ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล

2.  กำหนดมาตรฐานข้อมูล

3.  มีระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล

4.  มีความเป็นอิสระจากโปรแกรม

5.  รวมข้อมูลเป็นฐานข้อมูลกลาง

องค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล 

ระบบฐานข้อมูลส่วนใหญ่เป็นระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดเก็บข้อมูลโดยมีซอฟแวร์หรือโปรแกรมช่วยในการจัดการข้อมูลเหล่านี้เพื่อให้ได้ข้อมูลตามผู้ใช้ต้องการองค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล  แบ่งออกเป็น  5  ประเภท คือ

 1. ฮาร์ดแวร์ (Hardware)

ในระบบฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพควรมีฮาร์ดแวร์ต่างๆ ที่พร้อมจะอำนวยความสะดวกในการบริหารระบบงานฐานข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะเป็นขนาดของหน่วยความจำความเร็วของหน่วยประมวลผลกลาง  อุปกรณ์นำเข้าและออกรายงานรวมถึงหน่วยความจำสำรองที่รองรับการประมวลผลข้อมูลในระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2.โปรแกรม (Program)

ในการประมวลผลฐานข้อมูลอาจจะใช้โปรแกรมที่แตกต่างกันทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ว่าเป็นแบบใด โปรแกรมที่ทำหน้าที่การสร้างการเรียกใช้ข้อมูลการจัดทำรายงานการปรับเปลี่ยนแก้ไขโครงสร้าง  การควบคุม  หรือกล่าวได้อีกอย่างหนึ่งว่า  ระบบจัดการ

ฐานข้อมูล  (  Database  Management  System  )  คือโปรแกรมหรือซอฟท์แวร์ที่ทำหน้าที่ในการจัดการฐานข้อมูลโดยจะเป็นสื่อกลางระหว่างผู้ใช้   และโปรแกรมประยุกต์ต่าง ๆ ที่มีอยู่ในฐานข้อมูล

3.ข้อมูล (Data)

ฐานข้อมูลเป็นการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นศูนย์กลางข้อมูลอย่างเป็นระบบ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถใช้ร่วมกันได้  ผู้ใช้ข้อมูลในระบบฐานข้อมูล  จะมองภาพข้อมูลในลักษณะที่แตกต่างกัน  เช่น  ผู้ใช้บางคนมองภาพของข้อมูลที่ถูกจัดเก็บไว้ในสื่อเก็บข้อมูลจริง  (  Physical  Level )  ในขณะที่ผู้ใช้บางคนมองภาพข้อมูลจากการใช้งานของผู้ใช้  ( External  Level  )

4.บุคลากร (People)

ผู้ใช้ทั่วไป เป็นบุคลากรที่ใช้ข้อมูลจากระบบฐานข้อมูล เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงได้เช่นในระบบข้อมูลการจองตั๋วเครื่องบิน ผู้ใช้ทั่วไป  คือ  พนักงานจองตั๋วพนักงานปฏิบัติงาน (  Operating  ) เป็นผู้ปฏิบัติการด้านการประมวลผล

การป้อนข้อมูลลงเครื่องคอมพิวเตอร์ นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ  (  System  Analyst  ) เป็นบุคลากรที่ทำหน้าที่วิเคราะห์ระบบฐานข้อมูล  และออกแบบระบบงานที่จะนำมาใช้

ผู้เขียนโปรแกรมประยุกต์ใช้งาน  (  Programmer  ) เป็นผู้ทำหน้าที่เขียนโปรแกรมประยุกต์ใช้งานต่าง ๆ เพื่อให้การจัดเก็บการเรียกใช้ข้อมูลเป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้

ผู้บริหารงานฐานข้อมูล(Database Administrator :DBA )  เป็นบุคคลที่ทำหน้าที่บริหารและควบคุมการบริหารงานของระบบฐานข้อมูลทั้งหมด  เป็นผู้ที่จะต้องตัดสินใจว่าจะรวบรวมข้อมูลอะไรเข้าสู่ระบบ  จัดเก็บโดยวิธีใด  เทคนิคการเรียกใช้ข้อมูล  กำหนดระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลการสร้างระบบข้อมูลสำรอง การกู้  และประสานงานกับผู้ใช้ว่าต้องการใช้ข้อมูลอย่างไร รวมถึงนักวิเคราะห์และออกแบบระบบ  และโปรแกรมเมอร์ประยุกต์ใช้งาน  เพื่อให้การบริหารการใช้งานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ               

5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Procedures)

ในระบบฐานข้อมูลควรมีการจัดทำเอกสารที่ระบุขั้นตอนการทำงานของหน้าที่การงานต่างๆในระบบฐานข้อมูล  ในสภาวะปกติและในสภาวะที่ระบบเกิดปัญหา( Failure)ซึ่งเป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานสำหรับบุคลากรทุกระดับขององค์กร                                                                                                                           

โปรแกรมจัดการข้อมูล (Data  Management  Software)

          โปรแกรมจัดการข้อมูล  คือ  โปรแกรมสำหรับการสร้าง  จัดการ  และรวบรวมข้อมูลจากไฟล์ต่างๆ โดยมีเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการสร้างระบบสารสนเทศต่างๆ ได้  เพื่อให้ข้อมูลถูกจัดเก็บในรูปแฟ้มข้อมูล

          ปัจจุบัน  ความต้องการใช้ข้อมูลเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว และเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ทันต่อสถานการณ์ปัจจุบันมากที่สุด  จึงทำให้มีการนำฐานข้อมูลมาประยุกต์ใช้ในส่วนงานต่างๆ เพิ่มมากขึ้น

ผู้จัดการฐานข้อมูล (Database Administrator)

          ผู้จัดการฐานข้อมูล  (Database  Administrator) :  เป็นผู้ดูแลทั้งฐานข้อมูลและระบบจัดการฐานข้อมูล  มีหน้าที่รับผิดชอบด้านความปลอดภัยของข้อมูล  ประสานงานและตรวจสอบการใช้งาน  รวมทั้งจัดหาและดูแลรักษาอุปกรณ์ทั้งทางด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์

ประโยชน์ของระบบจัดการฐานข้อมูล

1. ในกรณีที่ต้องการจะปรับปรุงฐานข้อมูลสามารถทำได้สะดวกและรวดเร็ว
2. การจัดเรียงข้อมูลจะเป็นระเบียบ ไม่ซ้ำซ้อน ลดขั้นตอนของการทำงาน 

3. เมื่อมีการใช้จัดการฐานข้องมูลอย่างเป็นระบบจึงทำให้สามารถเข้าไปใช้งานได้ทุกคน
4.เมื่อข้อมูลมีการจัดการอย่างเป็นระเบียบแล้วจึงทำให้สามารถรักษาความปลอดภัยได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ 

5. สามารถที่จะปรับปรุงข้อมูลได้ง่าย

ประโยชน์ของการจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์

ในปัจจุบันองค์กรส่วนใหญ่หันมาให้ความสนใจกับระบบฐานข้อมูลกันมากเนื่องจากระบบฐานข้อมูลมีประโยชน์ดังต่อไปนี้

1.ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล

2.รักษาความถูกต้องของข้อมูล

3. มีความเป็นอิสระของข้อมูล

4. มีความปลอดภัยของข้อมูลสูง

5. ใช้ข้อมูลร่วมกันโดยมีการควบคุมจากศูนย์กลาง

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศ เพื่อการใช้งาน    

1. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย

1.1  การรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน

1.2  การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความน่าเชื่อถือ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกัน เข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน หรือตั้งกฎเกณฑ์ให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบ

2. การประมวลผลข้อมูล  ประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้

2.1  การจัดกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการ ใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน และแฟ้มลงทะเบียน  เพื่อความสะดวกในการค้นหา

2.2  การจัดเรียงข้อมูล  เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่าย ประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือ ในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ตามลำดับตัวอักษร

2.3  การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสรุปรายงาน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น

2.4  การคำนวณข้อมูลที่เก็บรวบรวมมีเป็นจำนวนมากข้อมูลบางส่วน เป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณ เพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักเรียนแต่ละคน

3. การดูแลรักษาข้อมูล  ประกอบด้วยกิจกรรมต่อไปนี้

3.1  การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่าง ๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูล เพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้

3.2  การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง จึงควรคำนึงถึงความจุและความทนทานของสื่อบันทึกข้อมูล

3.3  การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้    ทำได้รวดเร็วและทันเวลา

3.4  การปรับปรุงข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไป ดังนั้นข้อมูลจึงต้องมีการปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา และจัดเก็บอย่างเป็นระบบเพื่อการค้นหาได้อย่างรวดเร็ว

ที่มา : https://sites.google.com/site/newteamacc2559/kar-cadkar-khxmul?fbclid=IwAR2zUoSpkMeD5RPDqci5nnsYpZWXC09pPPjdjS9lJOi3TRBZpBRXGBLA4Mk

เขียนโดย  1.นายธันญารัตน์       ทองน้อย            
                 2.นางสาวนภัสวรรณ   ประสารศรี