Accounting Information System: Chapter 10

Developing and Implementing Effective

Accounting Information Systems

ภาพที่ 1 วงจรการพัฒนาระบบการลดความเสี่ยง

ที่มา : http://04126030sasd.blogspot.com/2011/07/blog-post_3841.html

วงจรการพัฒนาระบบการลดความเสี่ยง

การพัฒนาระบบประกอบด้วย

1) กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และขั้นตอนการดำเนินธุรกิจขององค์การ

- การปรับปรุงคุณภาพ

- การติดตามความล้มเหลวจากการดำเนินงาน

- การปรับค่าตอบแทนของพนักงานโดยใช้การปรับปรุงคุณภาพเป็นดัชนี

- การค้นหาและแก้ไขสาเหตุที่แท้จริงของความล้มเหลว

2) บุคลากร (People)

3) วิธีการและเทคนิค (Methodology and Technique) การเลือกใช้วิธีการและเทคนิคที่เหมาะสมกับลักษณะของระบบเป็นสิ่งสำคัญ

4) เทคโนโลยี (Technology) เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วจึงต้องมีการพิจารณาอย่างรอบคอบในการเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศให้มีความเหมาะสมกับลักษณะขอบเขตของระบบสารสนเทศแล ะงบประมาณที่กำหนด

5) งบประมาณ (Budget)

6) ข้อมูลและโครงสร้างพื้นฐานภายในองค์การ (Infrastructure)

7) การบริหารโครงการ (Project Management)

หลักในการพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพ

1) คำนึงถึงเจ้าของและผู้ใช้ระบบ

2) เข้าถึงปัญหาให้ตรงจุด ซึ่งมีแนวทางการแก้ปัญหาที่เป็นระบบมีขั้นตอนดังนี้

- ศึกษาทำความเข้าใจในปัญหาที่เกิดขึ้น

- รวบรวมและกำหนดความต้องการ

- หาวิธีการแก้ปัญหาหลายๆ วิธีและเลือกวิธีที่ดีที่สุด

- ออกแบบและทำการแก้ปัญหาตามวิธีที่เลือก

- สังเกตและประเมินผลกระทบจากวิธีแก้ปัญหาที่นำมาใช้ และปรับปรุงวิธีการให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

3) กำหนดขั้นตอนหรือกิจกรรมในการพัฒนาระบบ

4) กำหนดมาตรฐานในการพัฒนาระบบ

5) ตระหนักว่าการพัฒนาระบบเป็นการลงทุนประเภทหนึ่ง

6) เตรียมความพร้อมหากจะต้องยกเลิกหรือทบทวนระบบสารสนเทศที่กำลังพัฒนา

7) แตกระบบสารสนเทศที่จะพัฒนาออกเป็นระบบย่อย

8) ออกแบบระบบให้สามารถรองรับต่อการขยายหรือการปรับเปลี่ยนในอนาคต

ขั้นตอนในการพัฒนาระบบสารสนเทศ

- การกำหนดและเลือกโครงการ (System Identification and Selection)

- การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (System Initiation and Planning)

- การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)

- การออกแบบระบบ (System Design)

- การพัฒนาและติดตั้งระบบ (System Implementation)

- การบำรุงรักษาระบบ (System Maintenance)

การพัฒนาระบบมีรูปแบบต่างๆ

1. การพัฒนาระบบแบบน้ำตก (Waterfall Model) แต่ละขั้นตอนของการพัฒนาระบบจะเริ่มได้ก็ต่อเมื่อได้ทำขั้นตอนก่อนหน้านี้เสร็จเรียบร้อยและจะไม่ย้อนกลับไปทำขั้นตอนก่อนหน้านี้อีก

2. การพัฒนาระบบแบบน้ำตกที่ย้อนกลับขั้นตอนได้ (Adapted Waterfall ) เป็นรูปแบบการพัฒนาที่หากดำเนินการในขั้นตอนใดอยู่สามารถย้อนกลับไปขั้นตอนก่อนหน้านี้ได้เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดหรือ เพื่อต้องการความชัดเจน

3. การพัฒนาระบบอย่างรวดเร็ว (Rapid Application Development) เป็นรูปแบบการพัฒนาที่มีการทำซ้ำบางขั้นตอนจนกว่าขั้นตอนต่างๆ ของระบบที่สร้างจะได้รับการยอมรับ

4. การพัฒนาระบบในรูปแบบขดลวด (Evolutionary Model SDLC) เป็นการพัฒนาระบบแบบวนรอบเพื่อให้การพัฒนาระบบมีความรวดเร็วโดยการพัฒนาระบบจะเริ่มจากแกนกลาง ในรอบแรกของการพัฒนาจะได้ ระบบรุ่น(Version) แรกออกมาและจะปรับปรุงให้ดีขึ้นในรุ่นที่สอง และดำเนินการแบบนี้ไปเรื่อยๆจนกว่าจะได้รุ่นที่สมบูรณ์

วงจรการพัฒนาระบบ

Phase 1 การกำหนดและเลือกสรรโครงการ (System Identification and Selection) ผลของการพิจารณาของคณะกรรมการอาจเป็นไปได้ดังนี้

- อนุมัติโครงการ

- ชะลอโครงการ

- ทบทวนโครงการ

- ไม่อนุมัติโครงการ

Phase 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (System Initiation and Planning) จะเริ่มจัดทำโครงการ โดยจัดตั้งทีมงานพร้อมทั้งกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ

- การศึกษาความเป็นไปได้

- การพิจารณาผลประโยชน์หรือผลตอบแทนที่จะได้รับจากโครงการ

- การพิจารณาค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนของโครงการ

- การวิเคราะห์ความคุ้มค่าของการพัฒนาระบบสารสนเทศ

Phase 3 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) ในขั้นตอนนี้จะเกี่ยวกับการเก็บข้อมูล

- Fact-Finding Technique

- Joint Application Design (JAD)

- การสร้างต้นแบบ

Phase 4 การออกแบบระบบ (System Design) การออกแบบแบ่งเป็น 2 ส่วน

- การออกแบบเชิงตรรกะ (Logical Design)

- การออกแบบเชิงกายภาพ (Physical Design)

Phase 5 การดำเนินการระบบ (System Implementation) ซึ่งจะครอบคลุมกิจกรรมดังต่อไปนี้

- จัดซื้อหรือจัดหาฮาร์ดแวร์ (Hardware) และซอฟต์แวร์ (Solfware)

- เขียนโปรแกรมโดยโปรแกรมเมอร์ (Coding)

- ทำการทดสอบ (Testing)

- การจัดทำเอกสารระบบ (Documentation)

- การถ่ายโอนระบบงาน (System Conversion)

- ฝึกอบรมผู้ใช้ระบบ (Training)

Phase 6 การบำรุงรักษาระบบ (System Maintenance)

เป็นขั้นตอนการดูและระบบเพื่อให้ระบบมีประสิทธิภาพในการทำงานโดยบุคลากรทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมีหน้าที่ในส่วนนี้

การบำรุงรักษาระบบแบ่งได้ 4 ประเภท

- Corrective Maintenance เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดของระบบ

- Adaptive Maintenance เพื่อให้ระบบสามารถรองรับความต้องการที่เพิ่มขึ้น

- Perfective Maintenance เพื่อบำรุงรักษาระบบให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

- Preventive Maintenance เพื่อบำรุงรักษาระบบป้องกันข้อผิดพลาดที่จะเกิด

วิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศ

1) การพัฒนาระบบงานแบบดั้งเดิม (Traditional SDLC Methodology) เป็นการพัฒนาระบบสารสนเทศตามวงจรการพัฒนาระบบที่มีขั้นตอนที่แน่นอน วิธีนี้เป็นวิธีเก่าแก่ที่สุดและนิยมเรียกย่อๆ ว่า SDLC

2) การสร้างต้นแบบ (Prototyping) เป็นการสร้างระบบต้นแบบขึ้นมาเพื่อให้ผู้ใช้ทดลองใช้งานซึ่งนอกจากผู้ใช้จะได้แนวคิดเกี่ยวกับสารสนเทศที่ต้องการแล้วยังช่วยให้มองเห็นภาพของระบบที่จะพัฒนาได้ชัดเจนขึ้น

การพัฒนาระบบโดยใช้ตนแบบแบงออกเป็น 4 ขั้นตอน

ขั้นที่ 1 : ระบุความต้องการเบื้องต้นของผู้ใช้

ขั้นที่ 2 : พัฒนาต้นแบบเริ่มแรก

ขั้นที่ 3 : นำต้นแบบมาใช้

ขั้นที่ 4 : ปรับปรุงแก้ไขต้นแบบ

3) การพัฒนาระบบโดยผู้ใช้ (End-user Development)

4) การใช้บริการจากแหล่งภายนอก (Outsourcing) เนื่องจากองค์การไม่มีบุคลากรที่มีทักษะความชำนาญ การจ้างหน่วยงานหรือบริษัทภายนอกที่มีความชำนาญด้านนี้มาทำการพัฒนาระบบให้ ซึ่งการทำสัญญาจ้างให้หน่วยงานภายนอกมาทำงานเกี่ยวกับการดำเนินงานของฝ่ายคอมพิวเตอร์นี้เรียกว่า IT Outsourcing ในที่นี้จะเรียกสั้นๆ ว่า Outsourcing

5) การใช้ซอฟแวร์สำเร็จรูปประยุกต์ (Application Software Package) เป็นทางเลือกหนึ่งในการพัฒนา เช่น ระบบงานเงินเดือน ระบบบัญชีลูกหนี้ หรือระบบควบคุมสินค้าคลคลัง หากซอฟต์แวร์สำเร็จรูปสามารถสนองต่อความต้องการระบบงานขององค์การได้ องค์การก้ไม่จำเป็นต้องพัฒนาขึ้นเอง เนื่องจากโปรแกรมสำเร็จรูปได้รับการออกแบบและผ่านการทดสอบแล้ว จึงช่วยลดค่าใช่จ่ายและเวลาในการพัฒนาระบบใหม่และยังช่วยให้การทดสอบ การติดตั้ง และการบำรุงรักษาระบบเป็นไปได้ง่ายขึ้น

การพัฒนาระบบแบบออบเจ็กต์ (Object-Oriented Methodology)

ประกอบด้วยกลุ่มของวัตถุ (Class of Objects) ซึ่งทำงานร่วมกัน มีการจัดกลุ่มของข้อมูลและพฤติกรรมหรือฟังก์ชันที่กระทำกับข้อมูลนั้นเป็นกลุ่มๆ ในรูปของออบเจ็กต์ เนื่องจากออบเจ็กต์มีคุณสมบัติในการนำกลับมาใช้ใหม่ได้ (Reusability) การพัฒนาโปรแกรมแบบออบเจ็กต์จึงใช้เวลาในการพัฒนาน้อยกว่าวิธีอื่น

การพัฒนาระบบงานประยุกต์แบบรวดเร็ว (Rapid Application Development) เป็นขั้นตอนในการพัฒนาระบบที่ใช้ระยะเวลาในการพัฒนารวดเร็วกว่าและคุณภาพดีกว่าวิธีพัฒนาระบบงานแบบดั้งเดิม โดยมีการนำเครื่องมือซอฟต์แวร์มาช่วยในการพัฒนาระบบซึ่งมีขั้นตอนในการพัฒนาระบบอยู่ 4 ขั้นตอนคือ

1) การกำหนดความต้องการ

2) การออกแบบโดยผู้ใช้

3) การสร้างระบบ

4) การเปลี่ยนระบบหรือใช้ระบบ

ปัจจัยที่มีผลต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศให้ประสบความสำเร็จ

1) การสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร

2) การกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

3) ความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ของทีมพัฒนาระบบ

4) การเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่เหมาะสม

5) การบริหารโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

การวางแผนระบบ

ความสำคัญของการวางแผนระบบสารสนเทศ เอกสารประกอบการบรรยาย วิชาระบบสารสนเทศสำหรับการบิน องค์กรต้องมีการวางแผนระบบสารสนเทศที่รองรับกลยุทธ์การ} เปลี่ยนแปลงขององค์กร เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงการท างานตาม กลยุทธ์ที่เปลี่ยนไป โดยเฉพาะในส่วนของการปรับระบบสารสนเทศทำ ได้ล่าช้าหรือบางครั้งต้องพัฒนาระบบขึ้นมาใหม่ ระบบสารสนเทศที่ใช้ อยู่มีอายุการใช้งานสั้นกว่าที่คาดการณ์ไว้ เพราะฉะนั้นการวางแผน ระบบสารสนเทศจึงเข้ามาช่วยกำหนดแนวทางหรือลักษณะการใช้ระบบ สารสนเทศในองค์กรในอนาคตซึ่งการวางแผนนี้จะช่วยลดงบประมาณ ด้านการจัดการทรัพยากรที่จะใช้ในระบบสารสนเทศได

ปัญหาในการวางแผนระบบสารสนเทศ

เอกสารประกอบการบรรยาย วิชาระบบสารสนเทศสำหรับการบิน

การประสานงานแผนระบบสารสนเทศเข้ากับกลยุทธ์หลัก และ วัตถุประสงค์ในภาพรวมขององค์กร

การออกแบบสถาปัตยกรรมระบบสารสนเทศสำหรับองค์กรที่จะทำให้ เกิดการใช้ฐานข้อมูลต่างฐานร่วมกันได้

การจัดสรรทรัพยากรเพื่อใช้ในการพัฒนาและดำเนินงานกับระบบ สารสนเทศ

การทำให้โครงการทางด้านระบบสารสนเทศบรรลุผลตามเป้าหมายไม่ว่า จะเป็นเรื่องของเวลา หรือค่าใช้จ่าย

กระบวนการในการวางแผนระบบสารสนเทศ เอกสารประกอบการบรรยาย วิชาระบบสารสนเทศสำหรับการบิน Ledrerer และ Sethi ได้กำหนดไว้ 7 ขั้นตอนเพื่อเป็นแนวทางในการวางแผน ระบบสารสนเทศ ดังนี้

1. เตรียมการนำแผนไปปฏิบัติใช้งาน

2. วางแผนอย่างรวดเร็ว

3. นำเสนอมูลค่าของธุรกิจที่เกิดจากแผน

4. ทำความเข้าใจกับผู้บริหารระดับสูง

5. จัดทำเป็นตัวแผน (ถ้าเวลาเพียงพอ)

6. ไม่สร้างความคาดหวังว่าวิธีการจะรับรองความสำเร็จได้

7. บริหารจัดการที่ปรึกษาจากภายนอก ด้วยความระมัดระวังและรอบคอบ

การวางแผนระบบ (System Planning) เป็นขั้นตอนแรกสุดของการพัฒนาระบบสารสนเทศ ในการวางแผนระบบสารสนเทศนั้นมีจุดมุ่งหมายเพื่อการตรวจสอบระบบงานเบื้องต้น (Initial Investigation) เช่น
          การรับรู้สภาพปัญหาที่เกิดขึ้นของระบบงานเดิม
          การหาสาเหตุของปัญหาที่เกิดจากระบบงานเดิม
          การทำการศึกษาความเป็นไปได้ในแง่มุมต่างๆ เช่น ต้นทุนและทรัพยากร
          การรวบรวมความต้องการจากผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น การรวบรวมเอกสาร การสัมภาษณ์ การสังเกต และการออกแบบสอบถาม

     ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเบื้องต้น (Preliminary Investigation) เพื่อศึกษาสิ่งต่อไปนี้
     1. การกำหนดปัญหาและความต้องการ (Determination of Problems and Requirements) ตัวอย่างปัญหาที่เกิดจากระบบงานเดิม เช่น
           ระบบเดิมไม่ตอบสนองความต้องการที่แท้จริงของผู้ใช้ หรือขาดการประสานงานที่ดี
           ระบบเดิมอาจไม่สนับสนุนงานในอนาคต
           ระบบเดิมมีองค์ประกอบของเทคโนโลยีไม่เหมาะสมหรือล้าสมัย
           ระบบเดิมมีการดำเนินงานที่ผิดพลาดบ่อย
     2. การกำหนดวัตถุประสงค์ (Specification of Objectives) เป็นการกำหนดให้แน่ชัดว่าจะแก้ไขปัญหาอะไรบ้างจากปัญหาทั้งหมด
     3. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) หรือความเหมาะสม ซึ่งพิจารณาจาก
           ความเป็นไปได้ทางเทคนิค (Technical Feasibility) คือความเป็นไปได้ในการสร้างระบบงานใหม่ เช่น การจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทันสมัยหรือการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ
           ความเป็นไปได้ในการปฏิบัติงาน (Operational Feasibility) คือความเป็นไปได้ที่ระบบงานใหม่จะตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งต้องคำนึงถึงทักษะของผู้ใช้ด้วย
           ความเป็นไปได้ในเชิงเศรษฐศาสตร์ (Economical Feasibility)คือความเป็นไปได้ในเรื่องงบประมาณ เงินลงทุน ค่าใช้จ่าย และความคุ้มค่า

การวิเคราะห์ระบบ

ระบบ (System) มีลักษณะเป็นกลุ่ม (Set) ที่มีองค์ประกอบ (Component) หลายๆส่วน โดยแต่ละองค์ประกอบ จะทำงานร่วมกันเพื่อจุดประสงค์ (Purpose) เดียวกัน

ส่วนประกอบภายในระบบหรือระบบย่อยจำเป็นต้องได้รับการประสานการทำงานที่ดี หากมีส่วนประกอบส่วนใดส่วนหนึ่งไม่สามารถประสานการทำงานร่วมกับส่วนอื่น ๆ ได้ตามที่ควรจะเป็น ย่อมส่งผลให้ระบบเกิดข้อขัดข้อง ไม่ราบรื่น หรือท้ายสุดอาจก่อให้เกิดความล้มเหลวในระบบได้ ระบบที่ดีจะต้องได้รับการออกแบบระบบย่อยต่าง ๆ ให้มีความเป็นอิสระต่อกันมากที่สุด ด้วยการลดจำนวนเส้นทางการไหลของข้อมูล (Flows) ระหว่างกันเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งการกระทำดังกล่าวจะทำให้ระบบแลดูง่ายและช่วยลดความซับซ้อนในการพัฒนาระบบ

สรุประบบ คือ กลุ่มขององค์ประกอบต่างๆ ที่ทำงานร่วมกันเพื่อจุดประสงค์อันเดียวกัน ระบบอาจจะประกอบด้วย บุคคลากร เครื่องมือ เครื่องใช้ พัสดุ วิธีการ ซึ่งทั้งหมดนี้จะต้องมีระบบจัดการอันหนึ่ง เพื่อให้บรรลุจุดประสงค์อันเดียวกัน โดยระบบแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้

1. ระบบปิด (Closed System) เป็นระบบที่ไม่มีปฏิสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อม มีจุดมุ่งหมายในการทำงานภายในตัวเอง โดยไม่ยุ่งเกี่ยวหรือรับข้อมูลจากสิ่งแวดล้อมใด ๆ เข้ามา ตัวอย่างเช่น สัญญาณจราจรแบบปิด

2. ระบบเปิด (Open System) เป็นระบบที่มีปฏิสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อมด้วยการแลกเปลี่ยน หรือรับข่าวสารจากสภาพแวดล้อมเข้ามาในระบบเพื่อทำการประมวลผลร่วม ตัวอย่างเช่น สัญญาณไฟจราจรแบบเปิด ที่มีตัวเซ็นเซอร์ตรวจจับความหนาแน่นของรถในแต่ละแยก

· การวิเคราะห์ระบบ (system analysis) คืออะไร

การวิเคราะห์ระบบ (system analysis) คือ การศึกษาวิธีการดำเนินงานของระบบเพื่อความเข้าใจและตระหนักถึงปัญหาและแนวทางการแก้ไขปัญหาระบบนั้น ๆ ดังนั้นการวิเคราะห์ระบบ คือ การศึกษาวิถีทางการดำเนินงานเพื่อนำไปใช้ในการออกแบบและพัฒนาระบบสารสนเทศ หรืออาจจะหมายถึงการวิเคราะห์ระบบช่วยในการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมที่มีอยู่แล้วให้ดีขึ้นการวิเคราะห์ระบบ เป็นการศึกษาถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบงานปัจจุบัน เพื่ออกแบบระบบการทำงานใหม่ การวิเคราะห์ระบบต้องการปรับปรุงและแก้ไขระบบงานเดิมให้มีทิศทางที่ดีขึ้น ระบบงานที่ดำเนินการอยู่ในปัจจุบันเรียกว่า “ระบบปัจจุบัน” แต่หากต่อมาได้มีการพัฒนาระบบใหม่และมีการนำมาใช้งานทดแทนระบบงานเดิม จะเรียกระบบปัจจุบันที่เคยใช้นั้นว่า “ระบบเก่า”

· ใครคือผู้วิเคราะห์ระบบ

นักวิเคราะห์ระบบ (system analyst : SA) คือ ผู้ที่ศึกษาปัญหาและความต้องการของระบบโดยนำปัจจัยเกี่ยวกับคน วิธีการ และเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการปรับปรุงแก้ไขปัญหา นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกำหนดจุดมุ่งหมายของการวิเคราะห์ กำหนดขอบเขตของการวิเคราะห์ ต้องทำความเข้าใจโครงสร้างขององค์การ โครงสร้างของข้อมูลและบุคลากรที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนขั้นตอนการทำงานซึ่งจะต้องอธิบายให้เห็นถึงผู้รับผิดชอบงาน (who) สิ่งที่จะกระทำ (what) เวลา (when) และวิธีการทำ (how) งานของนักวิเคราะห์ระบบจะต้องเกี่ยวข้องกับบุคคลหลายระดับ เช่น ผู้ใช้ระบบ นักเขียนโปรแกรม ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ผู้บริหาร และผู้ใช้อื่น ๆ เพื่อที่จะพัฒนาระบบที่เหมาะสมให้กับองค์การ

ภาพที่ 2 ผู้วิเคราะห์ระบบ

ที่มา : https://sites.google.com/site/ispmizziijex/kar-phathna-rabb-sarsnthes

· งานหลักของนักวิเคราะห์ระบบคืออะไร

แน่นอนว่าคือการวิเคราะห์และออกระบบ แต่จะวิเคราะห์ได้อย่างไร คำตอบคือต้องเป็นผู้ประสานการติดต่อบุคคลต่าง ๆ เพื่อรวบรวมข้อมูลความต้องการของผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบ แล้วนำเอาข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์เพื่อทำการสร้างระบบใหม่

งานหลักของนักวิเคราะห์ระบบ คือ วางแผน (Planning) วิเคราะห์ความต้องการ (Requirement Analysis) พิจารณาตัดสินใจใช้ระบบสารสนเทศ กำหนดรายละเอียดระบบใหม่ ออกแบบระบบและอาจจะรวมถึงการจัดหา Hardware & Software ใหม่ หรืออาจจะมีหน้าที่อื่นๆอีก อันได้แก่ เป็นผู้ประสานงาน รวบรวมข้อมูลและสารสนเทศต่างๆของระบบเดิม สร้างแบบจำลอง ทดสอบโปรแกรมหรือระบบที่ได้สร้างขึ้น ติดตั้งและปรับเปลี่ยนระบบ จัดทำเอกสารและคู่มือประกอบการใช้ บำรุงดูแลรักษาและประเมินผลการปฏิบัติงาน เป็นผู้แทนการเปลี่ยนแปลง รวมไปจนถึงเป็นผู้ให้คำปรึกษา

· คุณสมบัติของนักวิเคราะห์ระบบมีอะไรบ้าง

มีความรู้ด้านเทคนิค (technical skills) นักวิเคราะห์ระบบที่ประสบความสำเร็จ ต้องมีความรู้ความชำนาญด้านเครื่องมือและเทคนิคที่ใช้สำหรับวิเคราะห์และออกแบบระบบ เพราะต้องจัดหาอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีสารสนเทศที่เหมาะสมกับการใช้งานของระบบสารสนเทศ

มีทักษะด้านการวิเคราะห์ (analytical skills) นับเป็นเรื่องสำคัญที่สุดเพราะนักวิเคราะห์ระบบจะต้องสามารถระบุปัญหา สาเหตุของปัญหา ประเด็นต่าง ๆ ค้นหาวิธีการแก้ไขปัญหาอย่างมีระบบ สมเหตุสมผล วิเคราะห์ต้นทุนและผลตอบแทน ตลอดจนทางเลือกเพื่อช่วยในการตัดสินใจว่าควรลงทุนในการพัฒนาระบบใหม่หรือไม่

มีทักษะด้านการจัดการ (managerial skills) นักวิเคราะห์ระบบควรมีความรู้ด้านการจัดการขององค์การ อาจเป็นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ หรือศึกษาเพิ่มเติมด้วยตนเอง

มีทักษะด้านการสื่อสารระหว่างบุคคล (interpersonal skills) นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเป็นผู้ประสานงานกับผู้เกี่ยวข้องในหลายระดับ และบางครั้งอาจเป็นผู้นำทีมงานพัฒนาระบบงาน จึงต้องมีความเป็นผู้นำหรือผู้ร่วมทีม มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี และมีความสามารถในการสื่อสารอย่างดี

การออกแบบระบบโดยละเอียด

การวิเคราะห์และออกแบบระบบ

ความรู้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบมีความสำคัญ เพราะเป็นปัจจัยในการสร้างและพัฒนาระบบสารสนเทศ การวิเคราะห์ระบบเป็นเรื่องที่น่าสนใจ เพราะนักวิเคราะห์ระบบต้องติดต่อกับคนหลายคน ได้รู้ถึงการจัดการและการทำงานในองค์การ ทำให้เรามีความรู้เกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์หลายแบบมากขึ้น ผู้ที่สามารถวิเคราะห์ระบบได้ดี ควรมีประสบการณ์ในการเขียนโปรแกรม มีความรู้ทางด้านธุรกิจ ความรู้เกี่ยวกับระบบเครือข่ายและฐานข้อมูล ซึ่งใช้เป็นความรู้ในการออกแบบระบบที่มีความแตกต่างกันออกไปตาม สภาพงาน ดังนั้น หน้าที่ของนักวิเคราะห์ ก็คือการศึกษาระบบ แล้วให้คำแนะนำในการปรับปรุงและพัฒนาระบบนั้นจนเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งการทำงานทั้งหมดต้องมีลำดับขั้นตอนและการศึกษาวิธีการวิเคราะห์และการออกแบบระบบในแต่ละขั้นตอน ทำให้เข้าใจการวิเคราะห์ระบบนั้นๆ ดียิ่ง และสามารถออกแบบระบบใหม่โดยไม่ยากเย็นนัก โดยสามารถตัดสินใจว่า ระบบใหม่ควรใช้คอมพิวเตอร์ประเภทไหน ใช้โปรแกรมอะไร ออกแบบInput/Output อย่างไรเป็นต้น

ระบบ

ระบบคือกลุ่มขององค์ประกอบต่างๆ ที่ทำงานร่วมกันเพื่อจุดประสงค์อันเดียวกัน ระบบอาจจะประกอบด้วย บุคคลากร เครื่องมือ เครื่องใช้ พัสดุ วิธีการ ซึ่งทั้งหมดนี้จะต้องมีระบบจัดการอันหนึ่ง เพื่อให้บรรลุจุดประสงค์อันเดียวกัน เช่น ระบบการเรียนการสอน มีจุดประสงค์เพื่อให้นักเรียนได้รับความรู้ในเนื้อหาวิชาที่สอน

ภาพที่ 3 ตัวอย่างระบบการเรียนการสอน

ที่มา : https://sites.google.com/site/ispmizziijex/kar-phathna-rabb-sarsnthes

การวิเคราะห์ระบบและการออกแบบ (System Analysis and Design) การวิเคราะห์และออกแบบระบบคือ วิธีการที่ใช้ในการสร้างระบบสารสนเทศขึ้นมาใหม่ในธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งหรือระบบย่อยของธุรกิจ นอกจากการสร้างระบบสารสนเทศใหม่แล้ว การวิเคราะห์ระบบ ช่วยในการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมที่มีอยู่แล้วให้ดีขึ้นด้วยก็ได้ การวิเคราะห์ระบบก็คือ การหาความต้องการ (Requirements) ของระบบสารสนเทศว่าคืออะไร หรือต้องการเพิ่มเติมอะไรเข้ามาในระบบ และการออกแบบก็คือ การนำเอาความต้องการของระบบมาเป็นแบบแผน หรือเรียกว่าพิมพ์เขียวในการสร้างระบบสารสนเทศนั้นให้ใช้งานได้จริง ตัวอย่างระบบสารสนเทศ เช่น ระบบการขาย ความต้องการของระบบก็คือ สามารถติดตามยอดขายได้เป็นระยะ เพื่อฝ่ายบริหารสามารถปรับปรุงการขายได้ทันท่วงที ตัวอย่างรายงานการขายที่กล่าวมาแล้วจะชี้ให้เห็นว่าเราสามารถติดตามการขายได้อย่างไร

นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst หรือ SA) นักวิเคราะห์ระบบคือ บุคคลที่มีหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบระบบ ซึ่งปกติแล้วนักวิเคราะห์ระบบควรจะอยู่ในทีมระบบสารสนเทศขององค์กรหรือธุรกิจนั้นๆ การที่มีนักวิเคราะห์ระบบในองค์กรนั้นเป็นการได้เปรียบ เพราะจะรู้โดยละเอียดว่า การทำงานในระบบนั้นๆเป็นอย่างไรและอะไรคือความต้องการของระบบ ในกรณีที่นักวิเคราะห์ระบบไม่ได้อยู่ในองค์กรนั้น ก็สามารถวิเคราะห์ระบบได้เช่นกัน โดยการศึกษาสอบถามผู้ใช้และวิธีการอื่นๆ ซึ่งจะกล่าวในภายหลัง ผู้ใช้ในที่นี้ก็คือเจ้าของและผู้ที่เกี่ยวข้องในระบบสารสนเทศนั้นเอง ผู้ใช้อาจจะเป็นคนเดียวหรือหลายคนก็ได้ เพื่อให้นักวิเคราะห์ระบบทำงานได้อย่างคล่องตัวมีลำดับขั้นและเป้าหมายที่แน่นอน นักวิเคราะห์ระบบควรทราบถึงว่า ระบบสารสนเทศนั้นพัฒนาขึ้นมาอย่างไร มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

การจัดการข้อมูล

      วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Lift Cycle-SDLC) ระบบสารสนเทศทั้งหลายมีวงจรชีวิตที่เหมือนกัน ตั้งแต่เกิดจนตาย วงจรนี้จะเป็นขั้นตอนที่เป็นลำดับตั้งแต่ต้นจนเสร็จเรียบร้อยเป็นระบบที่ใช้งานได้ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบ ต้องทำความเข้าใจให้ดีว่าในแต่ละขั้นตอนจะต้องทำอะไร และทำอย่างไร ขั้นตอนการพัฒนาระบบมีอยู่ด้วยกัน 7 ขั้นตอนคือ
            1. เข้าใจปัญหา (Problem Recognition)
            2. ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)
            3. วิเคราะห์ (Analysis)
            4. ออกแบบ (Design)
            5. สร้าง หรือพัฒนาระบบ (Construction)
            6. การปรับเปลี่ยน (Conversion)
            7. บำรุงรักษา (Maintenance)

การวิเคราะห์

การวิเคราะห์ระบบในวงจรการพัฒนาระบบนั้น เริ่มต้นจากการศึกษาระบบเดิม แล้วนำข้อมูลที่ได้จากการศึกษามาหาความต้องการ (Requirements)หรือสิ่งที่จะต้องปรับปรุงในระบบ หรืออีกอย่างหนึ่งคือวิธีแก้ปัญหาของระบบ การวิเคราะห์จะเริ่มหลังจากที่ทราบปัญหา และผ่านขั้นตอนการศึกษาความเป็นไปได้แล้ว

รวบรวมข้อมูล การศึกษาระบบเดิมนั้น นักวิเคราะห์ระบบ เริ่มต้นจากการศึกษาเอกสารต่างๆ เช่น คู่มือต่างๆ หลังจากนั้นเป็นการรวบรวมแบบฟอร์มและรายงานต่างๆ เช่น ในระบบบัญชีเจ้าหนี้จะมีแบบฟอร์มใบบรรจุผลิตภัณฑ์ ใบทวงหนี้ รายงานเพื่อเตรียมเงินสดเป็นต้น นอกจากนั้นจะต้องคอยสังเกตดูการทำงานของผู้ที่เกี่ยวข้องในระบบที่ศึกษา ท้ายที่สุดอาจจะต้องมีการสัมภาษณ์ผู้ที่มีหน้าที่ รับผิดชอบงานที่เกี่ยวข้องในระบบ หรือบางกรณีอาจจะต้องใช้แบบสอบถามมาช่วยเก็บข้อมูลด้วยก็ได้ วิธีการทั้งหมดเรียกว่า เทคนิคการเก็บรวบรวมข้อมูล (Fact Gathering Techniques)

คำอธิบายข้อมูล (Data Description) เมื่อนักวิเคราะห์ระบบศึกษาระบบมากเข้าจะพบว่า มีข้อมูลมากมายที่ต้องจัดให้เป็นหมวดหมู่ เช่น ข้อมูลของลูกค้าคนหนึ่งจะรวมข้อมูลรายละเอียดอื่นๆ เช่น เลขที่ลูกค้า ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ การจ่ายเงิน การซื้อสินค้าเป็นต้น ทั้งหมดเป็นเพียงไฟล์เดียวเท่านั้น ในกรณีหลายๆ ไฟล์จะต้องมีวิธีเก็บเพื่อความเป็นระเบียบในการติดตาม นิยามของข้อมูลเครื่องมือที่ช่วยเก็บคำอธิบายข้อมูลก็คือ พจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary)

คำอธิบายวิธีการ(Procedure Description) กรรมวิธีที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลจะต้องรู้ว่า ข้อมูลผ่านการประมวลผลอย่างไรบ้าง คือทราบว่า "ทำอะไร" บ้างในระบบ และมีวิธีการอย่างไร เช่น การจ่ายเงินเจ้าหนี้ เรามีกฎเกณฑ์หรือวิธีการอย่างไรบ้างในการตัดสินใจว่า จะจ่ายให้ใครก่อนหลัง ซึ่งวิธีการบางอย่างมีรายละเอียดไม่มากนัก เช่น ถ้าลูกค้าสั่งซื้อของเรา เพียงแต่เช็คว่ามีของในสต็อกเพียงพอกับจำนวนที่ลูกค้าสั่งหรือไม่ ซึ่งเราจำได้ทันทีว่าจะต้องทำอะไร แต่กรณีที่วิธีการตัดสินใจมีรายละเอียดเพิ่มมากขึ้นตัวอย่าง เช่น การจ่ายเงินเจ้าหนี้จะมีหลายขั้นตอนได้แก่ จำนวนเงินมากน้อยแค่ไหน ถ้ามากเกินไปต้องรออนุมัติจากผู้บริหาร ถ้าไม่เกินจำนวนกำหนดก็มาเช็คว่ามีส่วนลดหรือไม่ หรือจำนวนวันที่ค้างจ่ายว่านานแค่ไหนเป็นต้น ซึ่งการตัดสินใจมีหลายขั้นตอนและรายละเอียดมากเกินกว่าที่จะจำได้

ภาพที่ 4 DFD ของระบบเงิน

ที่มา : https://sites.google.com/site/ispmizziijex/kar-phathna-rabb-sarsnthes

รายละเอียดของวิธีการต่างๆ เหล่านี้ อาจจะเขียนหรือร่ายยาวเป็นเรียงความเรื่องหนึ่งก็ได้ แต่ก็มีปัญหาว่าเก็บรายละเอียดไม่ได้ครบถ้วน ลองเปรียบเทียบกับสถาปนิกออกแบบบ้านโดยอธิบายรายละเอียดได้ครบถ้วนและเห็นภาพลักษณ์อย่างชัดเจนด้วย สำหรับ นักวิเคราะห์ก็ใช้วิธีเขียนแบบเข้ามาช่วยเหมือนกัน การเขียนแบบเพื่ออธิบายวิธีการต่างๆที่ใช้ในระบบ ช่วยในการติดตามการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลเรียกว่า แผนภาพแสดงกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram : DFD)

การจัดการข้อมูล

คำอธิบายการประมวลผล(Process Description) ต้องมี เพราะถึงแม้ว่าแผนภาพแสดงกระแสข้อมูล (DFD) เป็นเครื่องมือพื้นฐานที่ใช้ในการวิเคราะห์ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง หรือจะต้องประมวลผลอะไรบ้าง แต่ในแต่ละขั้นตอนถึงแม้จะแยกย่อยลงมาแล้วก็ยังมีรายละเอียดที่ลึกลงไปอีก การประมวลผลที่ลึกลงไปนั้นใน DFD อธิบายรายละเอียดด้วย"คำอธิบายการประมวลผล"(Process Description) คำอธิบายนี้ บอกอย่างแน่ชัดว่า อินพุตถูกเปลี่ยนเป็นเอาต์พุตอย่างไร ตัวอย่างการเปลี่ยนยางรถยนต์ในบทที่แล้วในขั้นตอนขยับรถยนต์ขึ้น เราจะเขียนเป็นคำอธิบายการประมวลผลเป็นประโยคโครงสร้างได้ดังนี้

การสร้างแบบข้อมูล(Data Modeling) คือ การออกแบบฐานข้อมูลนั่นเอง นักวิเคราะห์ระบบต้องออกแบบว่าจะเก็บข้อมูลอย่างไร และการดึงข้อมูลมาใช้จะใช้วิธีอะไร การจะออกแบบฐานข้อมูลได้ นักวิเคราะห์ระบบต้องรู้แน่ชัดแล้วว่า ข้อมูลที่ใช้ทั้งหมดมีอะไรบ้าง ตัวอย่างฐานข้อมูลอาจจะเป็นแบบตารางธรรมดา(Relational Database) และการดึงข้อมูลมาใช้ โดยมีคีย์เป็นตัวใช้ค้นหาเป็นแบบอินเด็กซ์ไฟล์ (Index File) เป็นต้น ซึ่งส่วนใหญ่ของฐานข้อมูลในปัจจุบันนี้ ใช้แบบตาราง เพราะว่าง่ายที่จะทำความเข้าใจ

การสร้างแบบจำลองระบบ(System Modeling) คือ นำทุกสิ่งทุกอย่างที่ได้จากพจนานุกรมข้อมูล แผนภาพแสดงกระแสข้อมูล ฐานข้อมูล มารวมกันเป็นระบบใหม่ และที่สำคัญก็คือ ความต้องการใหม่ของระบบจะถูกเพิ่มเติมเข้ามาในระบบใหม่นี้ ซึ่งระบบใหม่นี้จะเป็นระบบที่เราต้องการ นอกจากนั้นต้องประมาณว่า จะต้องใช้บุคลากร อุปกรณ์ และพัสดุอะไรบ้าง และใช้เป็นจำนวนเท่าไร

ข้อมูลเฉพาะของปัญหา(Problem Specification) ในท้ายที่สุด นักวิเคราะห์ระบบจะรวบรวมสิ่งที่ทำมาทั้งหมดเขียนเป็นรายงานฉบับหนึ่ง เรียกว่า ข้อมูลเฉพาะของปัญหา ซึ่งประกอบด้วยพจนานุกรมข้อมูล แผนภาพแสดงกระแสข้อมูล ข้อมูลเฉพาะการประมวลผล ฐานข้อมูล และแบบระบบใหม่ รายงานนี้จะถูกใช้อ้างอิงตลอดโครงการพัฒนาระบบ ถ้าเอกสารนี้ถูกต้องและละเอียดเพียงพอ การออกแบบในขั้นต่อไปจะง่ายมาก แต่ถ้าตรงกันข้ามเอกสารนี้มีรายละเอียดไม่เพียงพอ เชื่อได้เลยว่าระบบที่เสร็จออกมาจะต้องมีปัญหาแน่นอน

การจัดการโครงการ(Project Management) เนื่องจากการทำหน้าที่เป็นนักวิเคราะห์ระบบ จะเห็นว่ามีงานที่จะต้องทำมากพอสมควร ดังนั้นการควบคุมการทำงานเพื่อไม่ให้เกินเวลาที่วางแผนเอาไว้ตลอดโครงการ เป็นเรื่องที่จำเป็นมาก เพราะว่าถ้าใช้เวลามากเกินกว่าที่วางแผนไว้ ก็หมายความว่าค่าใช้จ่ายจะต้องบานปลายแน่นอน การวางแผนและควบคุมโครงการได้ดี ก็โดยการวางแผนตารางเวลาสำหรับงานย่อยๆซึ่งเราทราบอยู่แล้วว่ามีอะไรบ้าง เครื่องมือที่ช่วยในการวางแผนและติดตามควบคุมโครงการได้แก่ แกนต์ชาร์ต (Gantt Chart) แผนภาพแกนต์ชาร์ตจะมีรายละเอียดของงานที่จะทำและเวลา

ภาพที่ 5 ตัวอย่างแกนต์ชาร์ต

ที่มา : https://sites.google.com/site/ispmizziijex/kar-phathna-rabb-sarsnthes

ผังงานระบบ(System Flowchart) เป็นการใช้แผนภาพที่ใช้แสดงอินพุท เอาต์พุต และการประมวลผล(Process) ของระบบ ในบางกรณี เราใช้ผังงานระบบแทนแผนภาพแสดงกระแสข้อมูล ในบางกรณีก็ใช้ด้วยกัน ตัวอย่าง ผังงานระบบสำหรับแก้ไขข้อมูลในจานแม่เหล็ก

โมเดลทางกายภาพและทางตรรกภาพ(Physical and Logical Model) เมื่อเราพูดถึงลอจิคัล จะหมายถึงการกระทำอย่างใดอย่างหนึ่งที่เราพูดถึง โดยที่ไม่สนใจว่าจะทำอย่างไร เช่น เราพูดว่าเรียงลำดับข้อมูล เราจะไม่สนใจว่า จะทำการเรียงลำดับข้อมูลทำได้อย่างไร เราเรียกการกระทำแบบนี้ว่าลอจิคัล อีกนัยหนึ่งก็คือ "ทำอะไร" ในขณะที่ ฟิสิคัลจะมี ความหายตรงกันข้าม คือ จะต้องทราบว่า การจะทำอะไรนั้นจะต้องทำอย่างไร เช่น การเรียงลำดับข้อมูลต้องทราบว่า จะต้องใช้โปรแกรม Utility ช่วยในการเรียงลำดับ สรุปก็คือ ลอจิคัลไม่สนใจว่า "จะทำอย่างไร" แต่ฟิสิคัลต้องคำนึงถึงว่า "จะต้องทำอย่างไร"

ภาพที่ 5 ตัวอย่างแผนภาพลอจิคัลและฟิสิคัลสำหรับพิมพ์รายงาน

ที่มา : https://sites.google.com/site/ispmizziijex/kar-phathna-rabb-sarsnthes

เทคนิคในการรวบรวมข้อมูลเพื่อหาความจริงของระบบ

ถ้าต้องการออกแบบระบบใหม่ จะต้องเข้าใจว่าระบบเดิมเป็นอย่างไร ทำงานอย่างไร มีขั้นตอนการทำงานอย่างไร ปัญหาก็คือ จะเก็บข้อมูลอย่างไร สิ่งที่เราทราบในขณะนี้คือ ถ้าต้องการออกแบบระบบใหม่ จะต้องเข้าใจว่าระบบเดิมเป็นอย่างไร ทำงานอย่างไร ปัญหาก็คือจะเก็บข้อมูลอย่างไรจึงจะทำให้เข้าใจระบบเดิม การเก็บข้อมูลมีด้วยกันหลายวิธี ซึ่งจะกล่าวในที่นี้เพียงบางวิธีเท่านั้น นอกจากนั้นจะมีตัวอย่างการเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีสัมภาษณ์และใช้แบบสอบถามของระบบบัญชีเจ้าหนี้ ซึ่งเป็นตัวอย่างของระบบที่จะใช้ในการศึกษาต่อไปด้วย

เริ่มต้นของการเก็บข้อมูลคือ รวบรวมข้อมูลคือ รวบรวมแบบฟอร์มของอินพุททั้งหมดที่กรอกข้อมูลแล้ว และที่ยังไม่ได้กรอกข้อมูล นอกจากนั้นต้องเก็บรวบรวมรายงานทั้งหมด(Output Reports) พร้อมทั้งบอกด้วยว่ารายงานและแบบฟอร์มอินพุตแต่ละฉบับ ถูกสร้างขึ้นในส่วนใดของระบบบ่อยครั้งแค่ไหน จำนวนมากน้อยเท่าไร และใครเป็นผู้ใช้รายงานและแบบฟอร์มเหล่านั้น

เมื่อมีแบบฟอร์มและรายงานอยู่ในมือแล้วจึงเริ่มศึกษาเอกสารต่างๆของระบบ รวมทั้งวิธีการทำงานของระบบ โปรแกรมที่มีอยู่ ไฟล์ข้อมูล และการเชื่อมโยงของไฟล์ ปัญหาก็คือ เอกสาร วิธีการทำงานของระบบนั้น ทันสมัยมากน้อยแค่ไหน หรือมีการเก็บเอกสารเหล่านั้นหรือไม่เป็นต้น ดังนั้นนสิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำถัดไปคือ สังเกตการทำงานจริงด้วยตนเอง ทำให้เราทราบว่าการทำงานจริงๆ ในระบบเป็นอย่างไร

ก่อนที่จะเริ่มสังเกตการณ์ นักวิเคราะห์ระบบต้องขออนุญาตจากผู้ที่เราจะสังเกตการทำงานของเขา รวมทั้งผู้บังคับบัญชาด้วย ระหว่างการสังเกตการณ์เราจะต้องอยู่ห่างๆจากการทำงานและจะต้องไม่ขัดขวางการทำงานของเขาด้วย แต่สิ่งหนึ่งที่เราต้องจำไว้คือ ผู้ที่อยู่ภายใต้การสังเกตการณ์ของเราจะทำงานไม่ปกติเหมือนเวลาที่เขาทำตามปกติ อาจจะทำมากเกินไป ทำงานด้วยความประมาท หรือทำด้วยความระมัดระวังมากกว่าปกติ วิธีที่ดีที่สุดคือ ลงมือทำด้วยตัวเอง ทำให้ เข้าใจการทำงานดีกว่าการสังเกตการณ์เท่านั้น

     วิธีการเก็บข้อมูลที่มีประโยชน์มากอีก 2 วิธีก็คือ
          1. การสัมภาษณ์
          2. ใช้แบบสอบถาม

การสัมภาษณ์(Interview) การรวบรวมข้อมูลโดยการสัมภาษณ์ เป็นที่นักวิเคราะห์สอบถามผู้บริหารและผู้ใช้ระบบด้วยตัวเอง เกี่ยวกับระบบปัจจุบันและถามความคิดเห็นแต่ละคนว่าอยากให้ระบบใหม่ เป็นอย่างไร

หลักในการสัมภาษณ์(Principles of Interviewing). มีผลต่อความสำเร็จหรือล้มเหลวของโครงการ ขึ้นอยู่กับความชำนาญในการสัมภาษณ์ของนักวิเคราะห์ระบบ การสัมภาษณ์เป็นวิธีการดึงความคิดเห็นของผู้ใช้ที่มีต่อระบบ ถ้าผู้ใช้ไม่ชอบหน้านักวิเคราะห์ก็จะทำให้เขาไม่ชอบโครงการปรับปรุงระบบใหม่ด้วย แต่ในทางตรงกันข้าม ถ้านักวิเคราะห์ทำตัวให้ผู้ใช้นับถือ ก็จะทำให้โครงการดำเนินไปอย่าง ราบรื่น ซึ่งจะเป็นการประกันได้ว่าโครงการจะสำเร็จลงด้วยดี

การออกแบบระบบ (System Design) เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์ระบบมาพัฒนาเป็นรูปแบบทางกายภาพ (Physical Model) โดยเริ่มจากการออกแบบงานทางด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ทั้งในส่วนนำข้อมูลเข้า (Input) ส่วนประมวลผล (Process) ส่วนแสดงผลลัพธ์ (Output) ส่วนจัดเก็บข้อมูล (Storage) การออกแบบจำลองข้อมูล การออกแบบรายงานและการออกแบบหน้าจอในการติดต่อกับผู้ใช้ระบบ ซึ่งจะต้องมุ่งเน้นการวิเคราะห์ว่าช่วยแก้ปัญหาอะไร (What)และการออกแบบช่วยแก้ปัญหาอย่างไร (How)

การดำเนินการติดตามและบำรุงรักษา

ความจำเป็นในการพัฒนาระบบสารสนเทศ

1. การเปลี่ยนแปลงกระบวนการบริหารและการปฏิบัติงาน ระบบเดิมไม่สามารถให้ข้อมูลหรือทำงานได้ตามต้องการ มีการดำเนินงานหลายขึ้นตอน ยุ่งยากในการรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาจัดทำข้อมูลสรุปสำหรับการติดตามการปฏิบัติงานโดยรวมขององค์การ จึงจำเป็นต้องพัฒนาหรือปรับปรุงระบบสารสนเทศที่สามารถช่วยให้ขั้นตอนการปฏิบัติงานภายในและกระบวนการบริหารมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี เทคโนโลยีที่ใช้อยู่ในระบบสารสนเทศปัจจุบันล้าสมัย ค่าช้จ่ายในการบำรุงรักษาระบบมีราคาสูง จึงต้องรับเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาประยุกต์ใช้ซึ่งทำให้มีการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานที่มีอยู่เดิม

3. การปรับองค์การและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

- ระบบที่ใช้งานอยู่ปัจจุบันมีขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากซับซ้อน ขนาดเอกสารอ้างอิงหรือเอกสารที่มีอยู่ไม่ได้มารตรฐาน ทำให้การปรับปรุงหรือแก้ไขทำได้ยาก

- ความต้องการปรับองค์การให้เหมาะสมเพื่อสามารตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ

- ระบบปัจจุบันไม่สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้

การพัฒนาระบบประกอบด้วย

- การปรับปรุงคุณภาพ

- การติดตามความล้มเหลวจากการดำเนินงาน

- การปรับค่าตอบแทนของพนักงานโดยใช้การปรับปรุงคุณภาพเป็นดัชนี

- การค้นหาและแก้ไขสาเหตุที่แท้จริงของความล้มเหลว

2) บุคลากร (People)

5) งบประมาณ (Budget)

6) ข้อมูลและโครงสร้างพื้นฐานภายในองค์การ (Infrastructure)

7) การบริหารโครงการ (Project Management)

การพัฒนาระบบมีรูปแบบต่างๆ

เพื่อต้องการความชัดเจน

การบำรุงรักษาระบบ

การบำรุงรักษาระบบเป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรการพัฒนาระบบ หลังจากที่ทำการติดตั้งระบบงานใหม่เสร็จเรียบร้อยแล้ว เมื่อถึงระยะเวลาหนึ่งระบบอาจต้องมีการปรับปรุงแก้ไขให้ทันต่อยุคสมัยหรือปรับปรุงข้อผิดพลาดให้ถูกต้อง การบำรุงรักษาระบบเป็นการยืดอายุระบบงานให้ใช้ต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพ

การบำรุงรักษาระบบสารสนเทศ เป็นงานหลักในการบำรุงรักษาอุปกรณ์ และระบบสารสนเทศต่าง ๆ ให้สามารถใช้งานได้อย่างถูกต้อง เพราะการที่ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศไม่ได้รับการพัฒนาและบำรุงรักษาที่ดีอาจส่งผลให้ระบบไม่สามารถทำงานได้อย่างมีเสถียรภาพ(ฮาร์ดแวร์และระบบเครือข่าย) ไม่มีความน่าเชื่อถือ (ข้อมูลสารสนเทศ) และไม่สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้งาน (Software) ซึ่งมีผลทำให้องค์กรไม่สามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพรวมทั้งผู้บริหารไม่สามารถกำหนดนโยบายและตัดสินใจได้อย่างถูกต้องซึ่งการบำรุงรักษาระบบสารสนเทศมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. Hardware breakdown (อุปกรณ์เกิดความเสียหาย) อุปกรณ์ Hardware ถึงแม้จะมีความน่าเชื่อถือมาก แต่บางครั้งอาจเกิดความเสียหายผิดพลาดในการทำงานได้ เช่น อุปกรณ์เกิดการเสื่อมสภาพตามอายุการใช้งาน เป็นต้น ดังนั้นเราจึงสามารถเลือกวิธีดำเนินการเพื่อลดระยะเวลาที่เครื่องจะหยุดการทำงานได้

• บริการภายใน กิจการควรมีหน่วยงานซ่อมบำรุงภายใน และสามารถขยายขีดความสามารถขององค์กรได้

• ใช้บริการจากภายนอก โดยกำหนดค่าดูแล Hardware จากผู้จำหน่าย Maintenance Contract (per call, per year / Preventive Maintenance)

• บริการแบบผสมผสานใช้วิธีการที่ 1 และ 2 ผสมผสานกัน ทั้งนี้เพื่อการเหมาะสมกับองค์กรและการดำเนินงาน

2. Software Maintenance การบำรุงรักษา Software คือการกระทำต่อระบบ หรือ โปรแกรมที่ใช้งานอยู่แบ่งเป็น 4 ชนิด คือ

• Corrective Maintenance แก้ไขจุดบกพร่อง (Bug) ให้ถูกต้องตามข้อกำหนดที่เคยตั้งไว้

• Adaptive Maintenance ปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับสถานแวดล้อมปัจจุบัน

• Upgrading ยกระดับให้ใช้งานได้ เกิดขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยน Hardware, System, Software และอื่น ๆ

• Enhancing เสริมเพิ่มเติม เกิดขึ้นเมื่อมีความต้องการใหม่ ๆ เกิดขึ้นและมีผลต่อการเปลี่ยนแปลงระบบ

3. Maintenance redevelopment life cycle (วงจรของการบำรุงรักษา และการ พัฒนาระบบใหม่)

4. Software Maintenance Management (การจัดการบำรุงรักษาระบบ)

5. System Efficiency Enhancement (การพัฒนาและปรับปรุงเพื่อเพิ่ม ประ สิทธิภาพระบบสารสนเทศ ให้สามารถรองรับการบูรณาการข้อมูลจากส่วน ภูมิภาคเข้าสู่ส่วนกลาง)

6. ในองค์กรที่มีการใช้ IT ในการพัฒนาจำเป็นต้องวางแผนการจัดการการบำรุงรักษา ดังต่อไปนี้

• การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของบุคลกรให้มีหน้าที่ดูแลการ บำรุงรักษา

• ดูแลการจัดทำสัญญาเรื่องการบำรุงรักษาระบบและประสานงาน

• กำหนดนโยบายการคิดค่าใช้จ่าย การให้บริการบำรุงรักษาต่อหน่วยงาน ในสังกัดอื่นอย่างชัดเจน เพื่อผลของการประเมิน

• กำหนดขั้นตอนและลำดับความสำคัญของการบำรุงรักษาแต่ละแบบ

รวมทั้งการบำรุงรักษาระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่าย ซึ่งในการดำเนินการนี้เป็นการบำรุงรักษา และการพัฒนาและปรับปรุงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของระบบสารสนเทศซึ่งประกอบด้วย คอมพิวเตอร์แม่ข่าย เครื่องคอมพิวเตอร์ลูกข่าย อุปกรณ์ระบบเครือข่ายและอุปกรณ์ต่อพ่วง อุปกรณ์รักษาความปลอดภัยระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่ายรวมถึง Software ต่าง ๆ บนเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายและลูกข่ายเพื่อให้รองรับการใช้งานได้อย่างต่อเนื่องและสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการบำรุงรักษาอุปกรณ์ดังกล่าวให้สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพต่อไป

กิจกรรมในการบำรุงรักษาระบบ

1. เก็บรวบรวมคำร้องขอให้ปรับปรุงระบบ

2. วิเคราะห์ข้อมูลการร้องขอเพื่อการปรับปรุง

3. ออกแบบการทำงานที่ต้องการปรับปรุง

4. ปรับปรุงระบบ

ประเภทของการบำรุงรักษาระบบ

1. ซ่อมบำรุงเพื่อความถูกต้อง (Corrective Maintenance)

2. ซ่อมบำรุงเพื่อปรับเปลี่ยน (Adaptive Maintenance)

3. ซ่อมบำรุงเพื่อความสมบูรณ์ (Perfective Maintenance)

4. ซ่อมบำรุงเพื่อป้องกัน (Preventive Maintenance)

ปัจจัยที่มีผลต่อต้นทุนในการบำรุงรักษาระบบ

1. จำนวนข้อผิดพลาดที่อยู่ในระบบ